Hver dag stoler millioner af mennesker på Microsoft Teams, fordi de har brug for klar kommunikation i deres møder, kald og chat. Microsoft udviklede Teams til at blive en bedre samarbejdsplatform og i denne blog vil vi se på hvad Microsoft ser som Best Practice og de funktioner som styrker kommunikationen til at hjælpe jer og jeres organisation med at forblive i forbindelse og opnå mere sammen.

Møder er et fundament for samarbejde, studier har fundet at op mod 40% af en medarbejders tid bruges i møder og mange deltager i over 60 møder om måneden. Derfor er det vigtig at udnytte tiden bedst muligt.

Der er flere faldgruber som kan resultere i et ineffektivt møde. En ting der hæmmer mødder er at det ofte er besværligt at forberede sig ordentligt da tiden det tager at finde og gennemse materialet kan være for stor. En anden ting kan være at kommunikationen i mødet bliver hæmmet, især for folk som deltager eksternt, af dårlig lyd og billede. Det kan være svært for dem at føle sig fuld engageret og inkluderet, især hvis det er en udfordring at se eller høre hvad der bliver diskuteret. Efter mødet er det muligt at værdien løber ud i sandet når vigtig indsigt, som beslutninger og handlings punkter, forsvinder i rummet mellem møder.

For at udnytte møder bedst muligt, bliver vi nød til at tænke på dem anderledes. I dag er det ofte sådan at et møde anses som en enkeltstående begivenhed, derfor er de telefon og videokonference værktøjer designet med det mindst i fokus. Fra Microsofts omfattende undersøgelser har de lært at møder sjældent er en enkeltstående begivenhed. I stedet er de et led i en serie af forbindelser i samarbejdet og gode møder er ikke bare resultatet af det møde men i særdeles hed og det der sker før og efter.

Derfor blev Microsoft Teams udviklet med denne helheds tilgang som det ledende princip. Teams er altså udviklet med den tanke at møder er en af de ingredienser i samarbejdet der understøttes af en hele serie af forbindelser der skabes indtil et projekt, er fuldendt. Teams holder alt det relevante møde indhold og diskussioner på et sted så deltagere kan bruge mindre tid på at jage information og være mere fokuserede og engagerede før, under og efter møder.

I praksis:
Før mødet starter er det vigtigt at forberede sig på indhold, kontekst og samtalen. Teams gør det mere simpelt fordi hvert et Teams møde kommer med en vedholdende samtale. Microsoft Teams servere den information let og bekvemt i konteksten af mødet. Folk kan diskutere om mødet på forhånd og let få samtalen med ind i mødet uden at miste konteksten. Da teams er omdrejningspunkt for samarbejde i Office 365, så holdes Teams møder det samme sted som jeres chat og filer er, hvilket naturligt giver konteksten til mødet.

Mens mødet er i gang, kan medarbejdere brugen en vifte af funktioner til at hjælpe med at fokusere opmærksomheden, holde folk engageret og facilitere inklusion. Disse inkluderer bland andet høj kvalitets lyd og video, tale til tekst (live captions), en rig fællesredigerings løsning i Office apps, digitalt whiteboard og distraktions frie baggrunde. Der er også rig mulighed for at deltagerere uden for jeres organisation kan deltage og selv om de ikke har en Office 365 konto. De kan deltage via Teams appen eller de fleste browsere da Teams har fuld WebRTC support til møder og kald. Og til dem der ikke har en fuldt supporteret browser, tilbyder Teams en letvægts tilgang via audio konference.

Efter mødet er alle de relaterede informationer tilgængelige, det gælder optagelser af mødet, chatten, møde notater, det digitale whiteboard, udskrift (kun engelsk) og delte filer bliver gemt i en vedholdende samtale der hjælper deltagerne fortsætte diskussionen og føre arbejdet fremad. Intet tabes i rummet. Teams gør det letter at gennemse optagelsen af mødet ved at gøre det muligt for folk at søge efter nøgleord og hurtigt hoppe til tidspunktet i samtalen hvor emnet blev diskuteret. Du misser aldrig mødet, selv hvis du ikke kom!

Vi glæder os til at støtte jer i jeres teams rejse så I kan få mest ud af møderne.

Denne artikel er frit oversat fra Microsofts Teams blog